Важнейшим шагом на пути к цифровой трансформации бизнеса является автоматизация рутинных процессов, составляющих львиную долю повседневной жизни любой организации. Формирование заказов, отправка внешних и внутренних уведомлений, счетов, писем, заполнение форм, открытие банковских счетов — все эти процессы можно автоматизировать.
Что такое автоматизация
Автоматизация бизнес-процессов — это процесс внедрения и эксплуатации комплекса программ и устройств, который минимизирует рутину, тем самым оптимизируя использование трудовых и производственных ресурсов организации с целью наращивания их продуктивности и эффективности.
Рынок автоматизации, согласно данным Businesswire, прирастает на 10% каждый год. Ничего удивительного в этом нет: издержки, сопряженные с неэффективными или малоэффективными процессами и/или влиянием на них человеческого фактора, оцениваются в десятки тысяч долларов.
Какой бизнес нуждается в автоматизации
Конечно, у разных компаний разные цели, задачи, метрики оценки результата, однако, говоря об автоматизации, можно привести универсальную для любого бизнеса группу верхнеуровневых целей. Так, одна из ключевых целей автоматизации — это экономия. Инвестиции в ПО для автоматизации бизнес-процессов, компания увеличивает оборот и прибыль, высвобождая при этом время сотрудников. Среди другим очевидных преимуществ автоматизации можно назвать упорядочивание и ускорение бизнес-процессов, а также исключение влияния человеческого фактора.
Кроме того, автоматизация помогает компаниям работать с одним из самых ценных активов - данными клиентов. Практически любой современный бизнес собирает много данных о клиентах, которые открывают любопытные перспективы: опираясь на них, можно делать дополнительные или повторные продажи, планировать промо-акции, менять ассортимент продукции или добавлять услуги.
Собирать эти данные вручную — тяжелый и неблагодарный труд, поскольку таким образом их легко потерять или повредить, а корректно организовать сложно. Автоматизация собирает нужную информацию в базы данных, а система управления базами данных хранит данные и дает возможность интерпретировать их и строить сложные срезы, находя неочевидные закономерности или аномалии в бизнес-процессах.
С чего начать автоматизацию
Как начать подготовку к автоматизации бизнеса? Нужно определить области с повторяющимися действиями. Для чего необходимо составить карту бизнес-процессов, то есть, используя наглядные визуальные инструменты, понять, как именно функционирует компания. Затем необходимо проанализировать каждый бизнес-процесс, поняв, какие действия являются повторяющимися, сколько времени они отнимают у ответственного сотрудника и в какую сумму обходятся компании каждый день.
Препарировав бизнес-процессы, определив и оценив повторяющиеся действия, необходимо поставить конкретные цели автоматизации. Помните: невозможно определить ценность результата, если не понимаешь, зачем запущен тот или иной процесс.
Третий этап подготовки к автоматизации состоит в выборе правильного ПО. На рынке много инструментов (облака, сайты, сервисы, приложения), иногда кажется, что чересчур много, поэтому выбор, в условиях перегретого предложения — задача не из легких. На что важно обращать внимание, делая этот выбор? Программное обеспечение должно быть понятным и простым в использовании, должно быть гибким, масштабируемым, а еще должно интегрироваться с уже установленными инструментами и сохраненными данными.
Проведен сложный анализ бизнес-процессов, выявлены повторяющиеся действия, которые необходимо автоматизировать для того, чтобы сэкономить время и деньги компании, выбрана, выбрана и адаптирована или разработана собственная система автоматизации. Бизнес готов начать трансформацию? Нет. Самое главное — это готовность кадров. И речь идет не столько о квалификации, хотя и о ней не в последнюю очередь, сколько о готовности сотрудников принять изменения. Любая крупная реформа встречает сопротивление. Собственник бизнеса должен быть к этому готов. Сотрудников нужно готовить заранее.
