Как системы учета рабочего времени времени увеличивают эффективность бизнеса

Как системы учета рабочего времени времени увеличивают эффективность бизнеса

Все статьи

Сотрудник опоздал на работу - всего 10 минут, ничего страшного? Все, конечно, зависит от специфики компании, но порой и одно опоздание - упущенная прибыль, не говоря уже о систематических нарушениях трудовой дисциплины. Так, из-за того, что один сотрудник, находясь в офисе или на удаленке, - теперь это не имеет значения, - не выполняет свои прямые обязанности в течение всего 2 часов в день, бизнес в пересчете на год, теряет очень крупные суммы.

Возьмем, к примеру, небольшое кафе со средним чеком две тысячи тенге. Если официанта, кассира или администратора не оказывается на месте в нужный момент, клиент уходит и не возвращается. Один такой кейс каждый день - и мы получаем 730 000 тенге упущенной прибыли. Это грубый пример. В больших компаниях речь может идти о миллионах долларов.

Выйти из ситуации помогают системы учета рабочего времени (СУРВ), внедрение которых повышает трудовую дисциплину практически в любой организации. Иногда подобные системы воспринимаются сотрудниками как средства контроля, но на практике это инструмент управления бизнес-процессами, который помогает провести анализ и подробнее разобраться в узких местах внутренних коммуникаций и причинах их появления. Причем помогают не только менеджменту, но и самим сотрудникам. На основе анализа данных СУРВ принимаются управленческие решения, но это только данные, цифры без учета нюансов, и эффективность решений зависит прежде всего от компетенций управляющего звена.

Какие бывают СУРВ

В системах учета рабочего времени сотрудников есть два основных подхода. Разницу между ними можно проиллюстрировать, разобрав два программных продукта - StaffCop и CrocoTime. И если первая программа отслеживает буквально все, каждое действие на компьютере пользователя, вплоть до перехвата сообщений сотрудников, операций с файлами и папками, теневого копирования (это делается в целях предотвращения утечки критически важной для бизнеса информации), то CrocoTime “видит” только, какие рабочие окна на компьютере были активны все то время, что он был включен (сотрудник может работать в нерабочее время, что тоже важно учесть при анализе - это неправильно распределение рабочего времени или переработка по собственной инициативе?).

Также система понимает, когда человек отошел от компьютера. Когда пришел и сел за рабочее место, включил компьютер, и когда ушел, то есть выключил компьютер. В системе можно посмотреть статистику. То есть, к примеру, Microsoft Word на рабочей “машине” был открыт 1 час, 3 часа была открыта 1С и, к примеру, 2 часа - Facebook Instagram или какие-либо другие соцсети. Все сайты и приложения делятся в системе на цвета, - красный, зеленый, желтый - в зависимости от специфики работы каждого конкретного специалиста. Например, в красную зону для менеджера по продажам попадает как раз Facebook, а для маркетолога соцсеть будет “зеленой”, так как это его рабочая среда.

Можно сказать, что программа StaffCop вторгается в личное пространство пользователя, записывая каждое событие на рабочем месте со всеми подробностями (включая пароли), и нужна в компаниях, где любая утечка информации - это убытки. CrocoTime работает мягче. Это еще один инструмент с помощью которого управленец может судить о том, что вообще происходит в компании. Каждому руководителю, особенно учитывая нынешнюю сложную геополитическую ситуацию и ситуацию с пандемией, нужна такая система - как минимум для того, чтобы просто понимать, чем сотрудники занимаются в рабочее время. CrocoTime - это беспристрастный, неподкупный и максимально объективный администратор, которому не нужны личные данные пользователя. Он делает цифровой слепок рабочего дня, рабочих процессов, жизни компании. И если рассматривать работу этого помощника именно в таком ключе, то вопрос стеснения стоять не должен. Если ты на работе занят работой, то и скрывать тебе будет нечего.

СУРВ нужны не только работодателю

Есть еще одна важная деталь, о которой забывают, связывая внедрение СУРВ с контролем, нарушением личных границ и так далее. Да, деятельность любого бизнеса преследует только две цели: она направлена на получение прибыли при снижении затрат до минимума, однако не стоит забывать и о том, что людям, практически в любой ситуации, важно, чтобы то, что они делают, имело ценность и вес. Это касается всех аспектов жизни, но руководители частенько не спешат хвалить сотрудников за успехи. Не в последнюю очередь потому, что бизнес-процессы не выстроены или выстроены неправильно и менеджер просто не может понять, кто, что и в каком объеме делает.

Системы учета рабочего времени, подобные CrocoTime, помогают не только следить за тем, что делает сотрудник, но и более адекватно оценивать его эффективность. Что в конечном счете сказывается и на заработной плате, премиях и других поощрениях. Кроме того, сотрудник, получив доступ к статистике своего рабочего времени, может перестроить работу, оптимизировать процессы. Проще говоря, стать лучше.

Для анализа рабочего процесса, выявления аномалий и узких мест, мы в IT Support Group используем именно CrocoTime, поэтому, предлагая его как продукт, мы точно знаем, о чем говорим.