Как и зачем управлять лицензиями на ПО
За каждую лицензию на ПО нужно вовремя платить, и если для частного пользователя просрочки не создают больших проблем (хотя, как сказать), то бизнес несет реальные потери. Не заплатили — программа заблокирована, работа встала. Использование нелицензионного программного обеспечения при этом — не самый лучший выход. Если программа уже взломана, то в геометрической прогрессии увеличивается риск как минимум «наловить» зловредов (а в поисках того же «ворда», к примеру, за который потенциально не придется платить, можно наткнуться на фишинг; большой вопрос, в какие потери вам это встанет). Это приводит к нецелесообразному использованию рабочего времени, риску потери критичных данных и, как следствие — потере денег.
Руководство большинства компаний это прекрасно понимает (что не может не радовать, каких-то 10 лет назад ситуация была другой). Так, согласно данным консалтинговой компании Deloitte, расходы на покупку лицензионного ПО в странах СНГ составляют 25% от всех расходов на IT. Это достаточно большие деньги - МСБ в Казахстане тратит на IT до полутора миллионов долларов в год. Но проблема в том, что 85% компаний не используют ПО для управления лицензиями, а остальные делают это неэффективно.
Что такое лицензия
Лицензионное программное обеспечение — ценный актив, причем ценность его обусловлена не только и не столько стоимостью, сколько результатами, которых ПО помогает бизнесу достичь. Использование нелегального ПО может, в числе прочего, усиливает и юридические риски. В отличие от других материальных или нематериальных активов, в случае с использованием какого-либо ПО компания имеет дело с лицензией, то есть правами на использование продукта. Именно об этом, юридическом аспекте вопроса, частенько забывают.
Лицензия — это контракт с правообладателем, согласно которому бизнес, получивший разрешение на использование ПО, обязуется использовать его на определенных условиях, соблюдая регламенты компании-производителя. Речь, например, может идти о строго определенном количестве экземпляров программы. Как происходит активация лицензии? Можно ли изготавливать копии программу с дистрибутивного диска? Нужно ли сохранять руководство пользователя и упаковку продукта? Все эти вопросы регулируется лицензионным договором (который нужно прочесть прежде, чем кликнуть на «Я согласен»).
Зачем управлять лицензиями на ПО
Если лицензиям по ПО никто не управляет, есть риск переплачивать за его использование. Во-первых, многие практически не глядя покупают ПО с необязательным функционалом, во-вторых — в некоторых случаях можно прилично сэкономить, не платя ежемесячно, а приобретя лицензию на год. Ну и, наконец, в-третьих — часто бывает так, что какой-то софт покупается, но не используется. Это издержки, которые кажутся небольшими, поэтому зачастую их недооценивают.
В программном обеспечении, находящемся в свободном доступе, могут возникать критические ошибки или несовместимость с другим софтом, что опять-таки ломает бизнес-процессы. На профессиональную техподдержку в таком случае рассчитывать, мягко говоря, не стоит. Если возникает какая-то неисправность (хрестоматийное «Я включил, а оно сломалось»), сотрудники обращаются к своим сисадминам. Пока те пытаются понять, что случилось, сотрудники не могут работать — бизнес опять буксует. Тут важно отметить: хорошо, если системные администраторы могут решить проблему через софт для удаленного доступа вроде TeamViewer, тогда простой занимает на порядок меньше времени. Но иногда проблемы приходится решать на местах, бегая от компьютера к компьютеру.
Что нужно, чтобы подготовиться к внедрению SAM
Для того, чтобы эффективно управлять лицензиями на ПО можно (и нужно) использовать SAM (Software Asset Management), технологию, которая получила мировое признание в 2006 году (она существует более 20 лет).
Чтобы подготовиться к внедрению этой системы, бизнесу нужно собрать и описать все сведения об IT-инфраструктуре компании, провести полную инвентаризацию ПО, установленного на всех рабочих «машинах», посчитать все работающие лицензии, сравнить полученный результат с количеством установленных программ и проверить соблюдение лицензионных условий. Кроме того, необходимо подготовить внутренние стандарты и регламенты для сотрудников на разных уровнях, политику использования ПО, приказы, уставы и иные регулирующие документы. Также нужно разработать план внедрения SAM - то есть пошаговую последовательность внедрения стандартов, вступления в силу приказов, уставов и регламентов.
Автоматизируй это
Использование системы управления лицензиями снижает юридические, технологические и бизнес-риски, повышает надежность работы IT-блока компании, помогает эффективнее планировать и оптимизировать расходы на ПО и в конечном итоге увеличивает рыночную стоимость компании.
Любой сложный бизнес-процесс, и SAM в том числе, нужно автоматизировать. Использованием простой таблицы в Excel обойтись невозможно. Выбор инструмента для автоматизации SAM зависит от размеров компании и количества используемого ПО. Иногда хватит и простой ITSM-системы. В отдельных случаях придется покупать программные модули от разных компаний. Существуют также специальные SAM-платформы. Однако, повторим, для небольших компаний такой размах может быть избыточным.
Эффективнее всего систему SAM можно организовать на основе базы данных CMDB (Configuration Management Database). Она поможет контролировать всё ПО в компании лицензии на него, соответственно. Лицензии в CMDB можно регистрировать в качестве конфигурационных единиц, например, каждой из которых задается лимит на количество инсталляций.
Для внедрения SAM c использованием CMDB в действующей ITSM-системе не потребуется приобретать дополнительное ПО. Все, что может понадобиться, — это адаптация работающего модуля под выбранную или специально созданную политику управления лицензиями.
