Каждый бизнес рано или поздно сталкивается с задачей по автоматизации процессов. Иначе расти и развиваться станет сначала затруднительно, а потом и вовсе невозможно. Речь прежде всего идет про учет.
Самым известным инструментом для автоматизации учета являются продукты компании 1С, такие как, например, 1С: Предприятие. Решение о том, платить или не платить за автоматизацию бизнес-процессов остается, конечно, за каждым конкретным собственником, но с той точки зрения, что мы живем в информационном обществе, где количество данных растет в геометрической прогрессии едва ли не каждую секунду, аналоговые бизнес-процессы тождественны концептуальному самоубийцу.
Стоимость автоматизации бизнеса складывается из покупки ПО, коста услуг на этапе внедрения и стоимости эксплуатации. Здесь нужно учитывать, что стоимость ПО и лицензий зафиксирована, а вот услуги могут стоить по-разному. Все зависит от особенностей бизнеса и «хотелок» оунера. Кроме того, принципиальные вопросы у предпринимателей вызывает тот факт, что стоимость программ куда ниже, чем стоимость услуг по внедрению.
Какие изменения можно вносить в 1С
- Создать новую печатную форму для отображения содержащейся в базе информации – имеющиеся сведения будут просто выводиться в нужной последовательности во вновь создаваемом документе и отправляться на печать;
- Внедрить новый алгоритм и/или формулу отчета для получения аналитических сведений в виде отчета для внутреннего пользования. Если при добавлении формы отчета исходная база уже содержит необходимые данные для заполнения этого документа, то такая доработка будет вполне безобидна и не потребует много усилий со стороны разработчика;
- При отсутствии сведений, нужных для формирования конкретного отчета, например, расширенных данных о наличии товара на складе и/или его движения по торговой сети, необходимы более радикальные изменения в программе. Да, также создается новая форма отчета, но дополнения и изменения придется внести и в уже существующие формы, добавив в них поля, где и надо вносить необходимые сведения при заполнении, чтобы впоследствии сформировать отчет с их использованием. Такое вмешательство в «коробочное» решение более «болезненно» и 1С обновление конфигурации с такими изменениями будет невозможно проводить самостоятельно.
Вопросы может вызвать и то, что менеджер по продажам всегда заинтересован в продаже максимально возможного количества лицензий. Таких специалистов можно понять, так как это так называемые «быстрые» деньги, но вот идти у них на поводу не стоит. Чтобы понять, сколько лицензий нужно бизнесу, исходить стоит не из общего числа пользователей, а из количества одновременно работающих. Их может быть гораздо меньше, что позволит сэкономить, подчас очень серьезно. Мысль кажется очевидной, но не все об этом помнят.
При выборе «отраслевого продукта», который предусматривает свое лицензирование, нужно быть еще внимательнее. Дело в том, что в «отраслевых» решениях обычно лицензируется та часть программы, которая отвечает за определенные функции, а они нужны не всем пользователям. Например, у вас в компании может быть 50 пользователей, но только трем из них требуется рассматриваемый отраслевой функционал. Таким образом, вам потребуется 50 лицензий на платформу и только три лицензии на отраслевой продукт, что может существенно повлиять на бюджет.
Еще один важный поинт: если планируется длительный проект с разработкой, то приобретать сразу все лицензии не нужно. В процессе работ вы будете точно знать, каких и сколько лицензий вам потребуется, и купите их тогда, когда придет время. При этом в цене вы не потеряете, так как в 1С предусмотрено расширение количества лицензий с полным зачетом стоимости. Но, при использовании подобной «рассрочки» , стоит заранее уточнить есть ли ограничение на апгрейд выбранных вами лицензий (иногда такое ограничение бывает). Если у вас совсем маленькая компания, стоит обратить внимание на базовые версии. Стоит дешево, бесплатная поддержка и обновления. Но рассчитаны они на одного пользователя, плюс, существуют дополнительные ограничения.
Как выбрать поставщика?
Итак, вы выбрали программу и определились с лицензиями. Теперь нужно определиться с поставщиком. Некоторые компании разделяют подрядчиков на поставщиков программ и поставщиков услуг. Происходит это потому, что кто-то из принимающих решение о покупке программ соблазняется подарками, которые обещают 1С-франчайзи за приобретение программ. Для дорогих программ стоимость таких подарков может быть весьма существенна, например смартфон или телевизор. Но бизнеса толку от этого мало. А нужно думать прежде всего о потребностях бизнеса. Маржа при продаже программ для продавца составляет примерно 55%. 20-40 из них он готов потратить на «бонус». Куда логичнее взять этот бонус услугами. Например, направить сотрудников на обучение работе в программе или попросить скидку на стоимость проектных работ.
При выборе поставщика нужно держать в голове следующее:
Есть ли боевые кейсы реализации аналогичного продукта? Важно, чтобы в компании продолжали работать те специалисты, на которых ссылаются продажники;
Есть ли возможность пообщаться с кем-либо из клиентов, чтобы получить обратную связь, желательно из аналогичного бизнеса;
Насколько точно представители компании смогли понять ожидания клиента, настолько внимательно подошли к задаче на демонстрации продукта? Даже мелкие специфически оговорки в будущем могут стоить приличных денег;
Как кандидаты аргументируют свою оценку работ. Одно дело, когда цифра взята с потолка», другое – когда она имеет обоснование, которое досконально понятно заказчику. При прочих равных лучше отдать предпочтение тому, кто может прозрачно обосновать косты. + Готов ли поставщик зафиксировать итоговую стоимость работ на уровне договора и что ему для этого нужно. Это важно потому, что очень часто работы начинают с небольшого бюджета, который в дальнейшем постоянно растет. Происходит так по двум причинам: либо у подрядчика не хватает компетенций, чтобы понять сложность задачи и ваши требования, либо проект не управляется в принципе, так как компания не имеет технологий проведения работ.
Что еще нужно учесть?
Не все и не всегда нужно автоматизировать. Иногда попросту невозможно обойтись без ручного труда. Многие идеи и проекты по автоматизации, за которые сначала берутся с горящими глазами, не доходят до воплощения в жизнь. Это чистые убытки. Два раза подумайте, что действительно нужно автоматизировать, а что нет. Особенно, если у вас ограниченный бюджет.
Автоматизация стоит денег (и да, если речь о подходе с умом, то это «инвестиции», а не «траты»). Однако мы частенько забываем, что ее назначение как раз в том, чтобы экономить деньги, снижая трудозатраты на сложные или рутинные операции. Но переиграв в автоматизацию, бизнес может столкнуться с ситуацией, когда кост на автоматизацию начинает превышать экономию от нее. Выходит, автоматизация ради автоматизации. Оно вам надо?
